KI-Beratung für den Mittelstand. Erst prüfen, dann einführen.
KI-Beratung für Unternehmen und Institutionen
KI-Werkzeuge sind schnell angeschafft. Schwieriger ist die Frage, wo sie im Alltag tatsächlich Arbeit abnehmen, wie gut die Ergebnisse sein müssen und was der Betrieb kostet.
Wir beraten mittelständische Unternehmen und Institutionen beim Einstieg. Wir finden mit euch die Aufgaben, bei denen sich KI oder Automatisierung lohnt, prüfen einen Ansatz im Kleinen und setzen ihn um, wenn er trägt. Aus Berlin, für Projekte in ganz Deutschland.
Wenn sich kein sinnvoller Ansatz zeigt, sagen wir das.
In vier Stufen von der Frage zum Betrieb
1. KI-Workshop
Ein gemeinsamer Termin mit den Menschen, die die Arbeit kennen. Wir sammeln Aufgaben, bei denen Informationen zusammengetragen, Unterlagen ausgewertet oder Vorgänge vorbereitet werden, und ordnen sie nach Nutzen und Aufwand. Am Ende steht eine kurze Liste von Kandidaten, kein Folienstapel.
2. Untersuchung und Empfehlung
Wir grenzen einen Bereich ein und sehen uns ausgewählte Arbeitsfälle und Unterlagen an. Ihr bekommt eine Empfehlung mit dem erwarteten Nutzen, den Voraussetzungen, eurem Anteil an der Arbeit und den Kosten für Umsetzung und Betrieb. Manche nennen das Potenzialanalyse.
3. Pilot
Ein Ansatz wird an echten Fällen getestet. Vorher legen wir fest, welche Qualität die Ergebnisse erreichen müssen und woran wir die Entlastung messen. Die Arbeit für Prüfung und Korrektur zählt dabei mit.
4. Einführung und Betrieb
Trägt der Pilot, binden wir die Lösung in eure Systeme ein, begleiten die ersten Einsätze und vereinbaren die Betreuung. Nach jeder Stufe entscheidet ihr, ob es weitergeht.
Wofür KI im Mittelstand taugt. Und wofür nicht.
KI kann Arbeit vorbereiten. Ob sich das lohnt, entscheidet die Aufgabe, nicht das Werkzeug. Entscheidend ist, ob im Team tatsächlich weniger Arbeit anfällt.
KI lohnt sich, wenn …
Aufgaben sich wiederholen und viel Lesen, Suchen oder Übertragen enthalten,
ein Mensch die Ergebnisse prüfen kann, bevor sie etwas auslösen,
die nötigen Unterlagen und Daten vorhanden und zugänglich sind,
sich die Entlastung messen lässt: Zeit, Durchlauf, Fehler.
Lasst es bleiben, wenn …
ein besserer Ablauf oder eine einfache Automatisierung dasselbe erreicht,
Fehler teuer wären und niemand sie bemerken würde,
die Daten fehlen oder dafür nicht verwendet werden dürfen,
niemand im Team die Lösung nach der Einführung übernehmen kann.
So kann ein erster Ansatz aussehen
Anfragen mit weniger Rückfragen
Informationen kommen per Mail, werden nachgefragt und mehrfach übertragen. Zu prüfen wäre, welche Angaben schon bei der Anfrage erfasst werden können und wie sie in eure Systeme gelangen.
Ausschreibungen schneller einschätzen
Eine strukturierte Erstprüfung findet die relevanten Unterlagen, erfasst Kriterien und Fristen und liefert die Fundstellen mit. Über die Teilnahme entscheidet euer Team.
Das sind Beispiele, keine Referenzen. Ausführlicher stehen sie auf unserer Leistungsseite.
Ein Mensch prüft. Ein Mensch entscheidet.
Welche Entscheidungen eine KI treffen darf, bleibt begrenzt. Gemeinsam legen wir fest, auf welche Daten sie zugreift, was sie ausführen darf und wo ein Mensch prüft oder entscheidet.
Seit dem 2. August 2026 gelten außerdem die Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung. Was das für Texte, Bilder und Chatbots bedeutet, steht in unserem Leitfaden zur KI-Kennzeichnungspflicht.
Wir arbeiten selbst täglich mit KI-Agenten. Einen Teil unserer Arbeitsabläufe veröffentlichen wir als Skills unter MIT-Lizenz.
Fragen zur KI-Beratung
Was kostet eine KI-Beratung?
Das hängt vom Umfang ab. Umfang und Preis von Workshop und Untersuchung vereinbaren wir, bevor wir anfangen. Was Pilot und Einführung kosten, steht in der Empfehlung am Ende der Untersuchung, zusammen mit den laufenden Kosten für den Betrieb.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Workshop und Potenzialanalyse?
Der Workshop sammelt und ordnet Möglichkeiten an einem Termin. Die Untersuchung geht bei einem ausgewählten Bereich in die Tiefe: echte Arbeitsfälle, echte Unterlagen, eine Empfehlung mit Aufwand und Kosten. Wer schon weiß, wo es hakt, kann den Workshop überspringen.
Brauchen wir dafür eigene Entwickler?
Nein. Wir setzen um und betreiben, wenn ihr das wollt. Wichtiger sind die Fachleute bei euch, die die Arbeit kennen und beurteilen können, ob ein Ergebnis stimmt.
Was ist mit Datenschutz und vertraulichen Unterlagen?
Vor jedem Test klären wir, welche Daten verwendet werden dürfen, wo sie verarbeitet werden und wer Zugriff hat. Daran richtet sich aus, welche Werkzeuge überhaupt infrage kommen.
Welche KI-Werkzeuge setzt ihr ein?
Das richtet sich nach der Aufgabe und nach dem, was bei euch schon läuft. Oft genügt es, vorhandene Werkzeuge zu verbinden. Wo es sinnvoll ist, integrieren wir KI in bestehende Systeme oder entwickeln Agenten für klar umrissene Aufgaben.
Müssen wir KI-generierte Inhalte kennzeichnen?
In bestimmten Fällen ja, seit dem 2. August 2026. Wen das betrifft und wie die Kennzeichnung aussieht, steht in unserem Leitfaden zur KI-Kennzeichnungspflicht.
Für wen ist die KI-Beratung gedacht?
Für mittelständische Unternehmen und Institutionen, deren Team ausgelastet ist und die wissen wollen, wo KI oder Automatisierung tatsächlich entlastet. Eine fertige Aufgabe müsst ihr nicht mitbringen.
Kostenloses Erstgespräch. Wo würde KI bei euch Arbeit abnehmen?
Erzählt uns in 30 Minuten, was euch im Alltag aufhält. Ihr bekommt eine erste Einschätzung, ob sich ein genauer Blick lohnt und womit er anfangen sollte.
Lieber schreiben? hallo@kopfwelt.com. Wir antworten innerhalb eines Werktags.